“Měla bych mu to říct. Už je to po několikáté a dost mě to štve. Vlastně mi to bere energii, když mu musím ty reporty pořád připomínat a on je stejně nedodá včas. Nebo je prostě udělám sama. Ale ta představa mě štve ještě víc. To bych byla sama před sebou za blbce. A před ostatními taky. Vždyť je to sakra jeho práce! Jenže jak mu to říct tak, aby to konečně pochopil? Zase bude mít spoustu výmluv, jak na to mám reagovat? Tak počkám do příštího týdne. A když ty reporty zase nedodá, tak už mu to fakt řeknu.”

“No to si snad dělá srandu! Pátek ráno a reporty zase nikde? Jak já si ho podám! Na poradě v deset. A hezky přede všemi. Tady ze mě pitomce nikdo dělat nebude! Však on si to ještě příště rozmyslí, až bude chtít flákat svoji práci. Tohle si za rámeček nedá! A rovnou mu připomenu ten jeho pozdní příchod minulý týden. A že se opil na vánočním večírku. No jen počkej!”

Poznáváte v jednom nebo druhém scénáři svého kolegu, šéfa nebo třeba sami sebe? Možná cítíte, že by to mohlo být jinak. O zpětné vazbě by se dalo mluvit hodiny. My tu pro vás vytáhneme naše 3 oblíbené tipy. A jeden bonusový k tomu. Experimentujte s nimi dle libosti. 

Tip 1: Zaměř se JEN na fakta

Zapomeňte na výrazy jako vždycky, nikdy, pořád… Zapomeňte taky na výčitky. Popište velmi jednoduše fakta. Jaká je situace právě teď? Nehledejte viníka, cílem přece není, aby si váš zaměstnanec nalepil na čelo štítek “lůzr”. 

Jak ano: Karle, nenašel jsem od tebe týdenní report. 

Tip 2: Mluv v první osobě

Nekárejte. Nejste rodič a váš zaměstnanec není vaše dítě. Ostatně asi víte (nebo tušíte), že kárání je slepá ulička doma i v práci a k dlouhodobému zlepšení stejně nevede. Vezměte si větu: “Už jsi zase neudělal …, kolikrát to mám opakovat!” Za tečky si doplňte domácí úkoly, reporty, prezentaci, nabídky… 

Jak na to lépe? Mluvte o sobě. Sdílejte, jaký má situace dopad. Klidně sdílejte emoce – ty vaše. 

Příklad: Když nemám včas reporty od všech, hrozí, že neodejdou včas výplaty. Opakuje se to, už jsem z toho docela frustrovaná. 

Čtěte také: Vztahy nebo výsledky. Jak to máte vy?

Tip 3: Požádej o řešení

Proč zpětnou vazbu dáváte? Co chcete, aby se stalo? Tady buďte konkrétní a vyhněte se vágním výrokům jako “Ať už se to neopakuje.” Zase se zaměřte na to důležité. Potřebujete mít reporty včas a pokud hrozí zpoždění, chcete o tom vědět? Tak si přesně o to bez omáčky řekněte. 

Příklad: Potřebuju, abys mi reporty odevzdal vždy včas a když to nestíháš, dal mi v předstihu vědět. Můžeš to udělat? 

Bonusový tip: Vyžádej si souhlas

Nejsilnější tip jsme si nechali na závěr. Není totiž úplně intuitivní. A možná vám připadá naprosto zbytečné se zaměstnance ptát, jestli mu můžete dát zpětnou vazbu. Vyzkoušejte si to. Ať už pro něj máte tip na usnadnění práce nebo konstruktivní kritiku, zeptejte se – zdánlivě zbytečně – jestli to chce druhá strana slyšet. “Něco mě napadlo, můžu ti to říct?” “Mám jeden tip, můžu ti ho říct?” “Mám něco k té situaci, můžu ti to říct?” 

Proč? Vyhnete se nevyžádaným radám, vaše tipy dopadnou na připravenou půdu a navíc tím v jakékoli situaci budujete důvěru mezi vámi a členy týmu. Slušný přínos za jeden “zbytečný” souhlas, že? 

Čtěte také: Pozor, toxický zaměstnanec!

Co když to drhne? 

Možná jste na téma zpětné vazby a komunikace přečetli spousty knížek, navštívili školení a stejně to pořád drhne. Jako by vám něco bránilo cítit se v komunikaci se svým týmem dobře. Možná jste si toho všimli i v úvahách našich klientů na začátku článku. Největším bičem bývá strach. 

V první úvaze to může být strach o vztahy. “Nenaštve se? Nepomluví mě v kuchyňce před ostatními? Co když si tím zkazím vztahy v týmu? Co když mě neberou vážně? Nemůžu si na něj vyskakovat, je tu o 10 let déle než já.”

Ve druhé úvaze to může být strach maskovaný egem. Všimli jste si, že když má někdo potřebu křičet, je za celou tou emocemi napjatou scénou většinou zase strach? V tomto případě třeba o postavení, o respekt, o pozici.

Zkuste se na chvíli zastavit, zavřít oči a zeptat se sami sebe: Co se ve mě doopravdy děje, když mám někomu sdělit něco nepříjemného? 

Cítíte knedlík v krku? Tíhu na ramenou? Divný pocit v břiše? Nebo něco jiného? 

A jaké by to bylo, kdyby vaše odpověď byla: “Cítím klid, jsem s tím úplně v pohodě.”?

V jednom článku nedokážeme odkrýt všechny vrstvy. To, jak dáváme nebo přijímáme zpětnou vazbu, souvisí se spoustou dalších věcí. Chcete si položit pár dalších otázek? Třeba:
Jak mám nastavené své hranice v komunikaci s týmem?
Dovoluju si být v roli manažera zranitelný/á?
Jak dobrý/á jsem ve vyžadování domluveného?
Jaká je moje rozhodnost v roli leadera?
Jak moc důvěřuju členům svého týmu?
Jak moc důvěřuju v sebe? 

Tahle klíčová témata (a nejen ta) budeme rozkrývat a zpracovávat s účastníky našeho nového kurzu. Připravujeme ho na základě našich a vašich zkušeností. Bude o vás, leaderech, a pro vás. Zůstaňte s námi a těšte se na další informace. 

Blanka

Článek 3+1 tip, jak na zpětnou vazbu se nejdříve objevil na Moderní Leader.

Úspěšní lidé říkají téměř na všechno ne

Soustřeďte se na priority

Nejdůležitější nutně neznamená nejurgentnější

• Jako první pojďte rozhodně řešit to, co je vysoce důležité a vysoce naléhavé. To by mohl být právě i příklad podkladů pro klienta, které jsem zmínila. Tedy spěchá to a je to vysoce důležité nejen pro mě, ale i pro firmu jako takovou.
• Věci s vysokou důležitostí, ale nízkou naléhavostí si mám rozhodně zahrnout do svého kalendáře, taskovníku, dát tomu termín dokončení a počítat s tím. Uvedu příklad: musím dodat podklady pro klienty, je to důležité, ale stačí mu to příští týden. Mám tedy dost prostoru se tomu přizpůsobit a zakomponovat si to do kalendáře, kdy se tomu budu věnovat. Nemusím dnes, pokud mám na stole něco důležitějšího a naléhavějšího.
• Věci s nízkou důležitostí, ale vysokou naléhavostí je fajn oddelegovat, pokud to jde, případně to vyřešit velmi efektivně a rychle s minimálním zapojením ostatních lidí. Netřeba na tom plýtvat velkým množstvím energie.
• A poslední kombinací je nízká důležitost a zároveň nízká naléhavost.  To jsou věci, které je nejlepší delegovat nebo vypustit úplně. Opravdu to potřebuji? A pokud ano, tak tomu pojďte věnovat třeba hodinu týdně, ale rozhodně nestojí za to tomu obětovat své kapacity v hlavním pracovním čase. Příklad: Vím, že firma bude chtít pracovat na nových projektech a prozkoumáváme terén, nicméně jde o dlouhodobou záležitost. Bylo by skvělé tomu nějakou energii věnovat, ale není to priorita a tak s tím také pracuju.

Připravte se na škrtání

Nastavte si hranice

Článek Nestíhám, ztrácím se v operativě se nejdříve objevil na Moderní Leader.