Nestíhám, ztrácím se v operativě

admin — Sun, 03 Apr 2022 15:26:43 +0000

„Nestíhám, ztrácím se v operativě, valím před sebou všechno a nemám prostor věnovat se důležitým věcem.“ „Jednám naprosto reaktivně, a ve většině příkladech se vůbec nevěnuji tomu, v čem je má přidaná hodnota pro práci, kterou dělám, na kterou si mě firma najala nebo kterou jsem si vybrala já.“ „Emaily, tabulky, schvalování, time sheety, reporty…..topím se!!!!“ „Neustále po mně někdo něco chce, chodí za mnou a já nemám ani chvilku na to, abych se mohl soustředit na svou práci.“ To jsou časté příklady stížností našich firemních klientů.

Úspěšní lidé říkají téměř na všechno ne

Bylo by fajn mít přesně tolik práce, kolik jsme schopni za standardní pracovní dobu zvádnout. A bylo by fajn, kdyby nám do toho nikdo nevstupoval a my měli klid na to, co děláme. Nicméně praxe je bohužel mnohdy jiná a práce je zkrátka víc. Nezbývá, než to vzít jako příležitost a naučit se s tím hrát. Ale jak?!

Je to hodně o schopnosti flexibilně vyhodnocovat aktuální situaci a také o hranicích, které si potřebuji nastavit ve svém prostředí, tedy s kolegy, šéfy, zákazníky i rodinou.

Soustřeďte se na priority

Setkali jste se už s pojmem prioritizace? Pokud ne, tak se pokusím pojem přiblížit. Líbí se mi hláška Williama Jamese: „Umění být moudrým spočívá ve vědomí toho, co lze pominout.“ Tak jednoduché by to mohlo být! 🙂 Umění správně prioritizovat nám může pomoci fungovat v práci, ale i v osobním životě velmi efektivně a věci si víc užívat. Vede i k lepším výsledkům a chytřejší hře celkově. Ale jak na to? Proč je A prioritnější než B a jak je na tom C? Jak to poznám? Všechno je přeci prioritní, nemohu nic upozadit! Nebo můžu?!

Jde to, chce to jen trochu sebedisciplíny, otevřenosti a zároveň výrazné laskavosti vůči sobě, pokud toho mám OPRAVDU hodně. Je fajn si přiznat, že nejsme Supermani, i když se o to často snažíme. Jsme jenom lidé a i prosté přiznání, že toho máme zkrátka dost a že už dál nemůžeme, je velmi osvobozující. Ale zpět k prioritizaci.

Nejdůležitější nutně neznamená nejurgentnější

Nechala jsem se inspirovat knihou od Johna C. Maxwella. Je to jednoduch. Důležité věci mají přednost před naléhavými. Co to znamená v praxi? Pokud mám dodat do večera podklady klientovi a on se na základě toho rozhodne, jestli jde do spolupráce s vámi nebo s jinou firmou, bude to důležitější než to, jestli jste odpověděli na všechny dnešní emaily. Jak by to mohlo reálně vypadat v různých kombinacích důležitosti a naléhavosti?

Jako první pojďte rozhodně řešit to, co je vysoce důležité a vysoce naléhavé. To by mohl být právě i příklad podkladů pro klienta, které jsem zmínila. Tedy spěchá to a je to vysoce důležité nejen pro mě, ale i pro firmu jako takovou.
Věci s vysokou důležitostí, ale nízkou naléhavostí si mám rozhodně zahrnout do svého kalendáře, taskovníku, dát tomu termín dokončení a počítat s tím. Uvedu příklad: musím dodat podklady pro klienty, je to důležité, ale stačí mu to příští týden. Mám tedy dost prostoru se tomu přizpůsobit a zakomponovat si to do kalendáře, kdy se tomu budu věnovat. Nemusím dnes, pokud mám na stole něco důležitějšího a naléhavějšího.
Věci s nízkou důležitostí, ale vysokou naléhavostí je fajn oddelegovat, pokud to jde, případně to vyřešit velmi efektivně a rychle s minimálním zapojením ostatních lidí. Netřeba na tom plýtvat velkým množstvím energie.
A poslední kombinací je nízká důležitost a zároveň nízká naléhavost. To jsou věci, které je nejlepší delegovat nebo vypustit úplně. Opravdu to potřebuji? A pokud ano, tak tomu pojďte věnovat třeba hodinu týdně, ale rozhodně nestojí za to tomu obětovat své kapacity v hlavním pracovním čase. Příklad: Vím, že firma bude chtít pracovat na nových projektech a prozkoumáváme terén, nicméně jde o dlouhodobou záležitost. Bylo by skvělé tomu nějakou energii věnovat, ale není to priorita a tak s tím také pracuju.

Připravte se na škrtání

Co je ale opravdu důležité, je pravidelné vyhodnocování priorit. Sedněte si ráno a popřemýšlejte, jaké jsou priority na váš dnešní den. Co potřebujete mít hotovo, až půjdete domů? Co potřebujete udělat, abyste necítili pocit, že před sebou valíte haldu úkolů? A přizpůsobte tomu svůj přístup. Nastavte si pro sebe pravidla. Kdy vám stojí za to se nechat rušit okolím? Kdy je to pro vás v pohodě a kdy už je to obtěžující a žere vám to cenný čas, váš čas na dokončení potřebných úkolů, potažmo i váš čas po práci? Rozhodněte se, co budete dělat a rozhodněte se, co dělat nebudete a pak to nedělejte!

Nastavte si hranice

Problematika je komplexnější. Výše jsem uvedla, že souvisí velmi úzce i s nastavováním si hranic vůči svému okolí. Protože když už vím, co je důležité a čemu se chci věnovat, je potřeba si zajistit čas a prostor, aby mi do toho nikdo nezasahoval. Vzhledem k tomu, že téma hranic je dosti obsáhlé, bude určitě zahrnuto v jednom z dalších článků moderního leadera.

A co na závěr? Zkuste jeden pracovní den pozorovat, jak přistupujete k pracovním úkolům. Do čeho se pouštíte raději, co naopak odkládáte, jak určujete důležitost toho, do čeho se pustíte, atd.? Udělejte si takovou osobní analýzu. Zkuste věci měnit. A pokud narazíte na své limity, pojďte si u nás zažádat o konzultaci. Některé záležitosti související s prioritizací a delegováním jsou v nás zakořeněny hlouběji, souvisí s tématy jako důvěra, předání zodpovědnosti a vyžadují péči na individuální úrovni.

Renča